Eine kleine Retrospektive
Mitte des vergangenen Jahres hatten wir den Kopf noch voller Ideen für unsere Personas (Stellvertreterpersönlichkeiten). Wir waren gezwungen, einige wenige davon auszusuchen – die Ideen nämlich, die für uns das höchste Potenzial boten, d.h. die einen großen Nutzen für die Beschäftigten versprachen und die umsetzbar schienen. Mit folgenden Ideen starteten wir in das Prototyping: Digitale Dienstplangestaltung, mehr Wertschätzung für das Fahrpersonal, Regelungen für mobile Arbeit – der Weg in eine neue Arbeitswelt, digitales Teamboard & eine moderne Meetingkultur und digitale Schulungen (hier geht’s zur Beschreibung unserer Ideen).
Was bedeutet „Prototyping“?
Das Prototyping geht dem Testen voran. Die Teams setzen die Ideen mithilfe unterschiedlicher Materialien (z.B. Papier, Lego, einfache digitale Modelle) so um, dass die Nutzer*innen die Kernfunktionen der Ideen verstehen und nachvollziehen können. In dieser Phase ist es auch möglich, dass sich die Ideen verändern, weil Optionen kombiniert und kleinere Ideen in andere integriert werden. Durch die schnelle Umsetzung der Ideen, erkennt man frühzeitig, ob Ideen tragfähig sind.
Wie sind wir vorgegangen?
Design Thinking hat den Vorteil, dass unterschiedliche Methoden in den Prozess integriert werden können. Um schnell zu guten Lösungen zu kommen, arbeiten wir im Rahmen des Prototypings mit agilen Methoden, genauer gesagt mit Scrum (siehe auch Artikel zu Scrum). Bei Scrum durchlaufen die Teams vier- bis sechswöchige Sprints. Die Sprints beginnen mit einem sogenannten „Planning“, in dem die Ziele für den Sprintzeitraum festgelegt und Aufgaben verteilt werden. Am Ende des Sprints gibt es ein „Review“, zu dem neben den Teammitgliedern auch die Projektleitung und betriebliche Stakeholder wie Führungskräfte, Geschäftsführung und Betriebsrat eingeladen sind. Hier werden die Sprintergebnisse vorgestellt und diskutiert. In der darauffolgenden Retrospektive bewertet das Team die Zusammenarbeit im Sprint und legt im anschließenden Planning die Ziele für den nächsten Sprint fest.
Wo stehen wir aktuell und was kommt als nächstes?
Je nach Thema und Komplexität der Ideen stehen in den Sprints unterschiedliche Aufgaben an. Als sehr wertvoll haben sich in allen Teams die Rückmeldungen der Stakeholder erwiesen. So konnte das Team „Regelungen mobiler Arbeit – der Weg in eine neue Arbeitswelt“ bereits mit der Erprobung ihres Konzepts in der ersten Pilotabteilung starten.
Das Team „Digitale Dienstplangestaltung“ befindet sich aktuell im Gespräch mit IT-Experten, um ihre Idee im Rahmen des bestehenden Schichtplanungsprogramm umsetzen zu können. Das Team „mehr Wertschätzung für das Fahrpersonal“ sucht aktuell einen Weg wie Fahrgäste schnell und bequem eine Rückmeldung an die Fahrer*innen geben können. Zudem finden Schulungen statt, die Fahrer*innen mehr Sicherheit bei persönlichen Durchsagen geben sollen. Das Team „Moderne Meetingkultur und digitale Teamboard“ lotet aktuell die Möglichkeiten aus, um virtuelle Besprechungen effizienter durchführen zu können. Auf einer digitalen Lernplattform sollen zudem Schulungen zu Softwareanwendungen wie MS Teams und gesetzlichen Vorgaben wie Arbeits- und Datenschutz angeboten werden. Das Team sondiert momentan das externe Schulungsangebot und prüft die technischen Integrationsmöglichkeiten der Plattform auf dem Sharepoint.
Sobald die Ideen prototypisch umgesetzt sind, überprüfen wir unterschiedliche Aspekte der Prototypen wie die Kernfunktion oder auch die technische Umsetzbarkeit und die intuitive Nutzbarkeit. Dann beginnt die Phase „Testing“.